Zahlreiche Regeln und Vorschriften sorgen dafür, dass wir viele Dokumente mit Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren vorhalten müssen. Handelt es sich dabei um personenbezogene Daten, kommt auch noch ein datenschutzrechtlicher Aspekt hinzu. Jenseits der Pflichtaufbewahrung gibt es auch Dokumente wie Gebrauchsanweisungen, Verträge oder wichtige Post, die man aufheben möchte. Das führt schnell zu einer riesigen Ansammlung von Aktenordnern mit dem größten Nachteil, den diese Aufbewahrungsart mit sich bringt: Man muss die gewünschten Dokumente erst einmal suchen, wenn man sie braucht. Und das kann dauern. Neben dem benötigten Platz und dem Zeitaufwand beim Suchen haben Aktenordner noch einen anderen Nachteil: Feuer oder Wasser kann ein Archiv unwiederbringlich zerstören. Ebenso können andere Naturgewalten wie Erdbeben etc. böse Auswirkungen auf den Archivbestand haben.

Elemente eines Dokumentenmanagements

Grundsätzlich hört sich der Begriff Dokumentenmanagement erst einmal nach viel Technik an. Wenn man aber dem Grundsatz „start small, but start“ folgt, ist die Anfangsinvestition nicht besonders groß. Hier ein Überblick über die Komponenten, die sich in vielen unserer Projekte bewährt haben:

• Dokumentenmanagementsystem: Wir empfehlen ein cloudbasiertes System, das entsprechend ausbaufähig ist. Dabei ist der Fokus unbedingt auf einen europäischen Anbieter zu legen, denn seit dem Aufkündigen des „Safe Harbour“-Abkommens durch den EuGH sind amerikanische Lösungen schlichtweg illegal, sobald dort personenbezogene Daten gespeichert werden.
• Systemintegrator: Um die Basisfunktionen zu konfigurieren, braucht man Unterstützung. Diese Arbeit wird nur einmal gemacht und sollte von geschulten Leuten in einer Woche erledigt sein.
• Leistungsfähiger Scanner
• Einen guten Steuerberater, der sich mit digitalen Prozessen und Schnittstellen auskennt. Dieser ist Gold wert, denn er kann nicht nur die digitale Anbindung an „DatevConnect“ unterstützen, sondern durch Standardisierung der Prozesse sogar dafür sorgen, dass die originalen Dokumente vernichtet werden können.

So geht man vor

Zuerst analysiert und visualisiert man seine aktuellen Prozesse. Je genauer, desto besser. Mit dem Systemintegrator bespricht man dann die ersten umzusetzenden Schritte. Schon an diesem Punkt sollte der Steuerberater mit einbezogen werden, denn nur er weiß, was man tun muss, um am besten mit ihm zusammen zu arbeiten. Anschließend sucht man sich die für den Anwendungszweck passende Software- und Hardware-Lösung. Erst dann integriert man den ersten (am besten Mini-) Prozess.

 Menschen sind der Schlüssel zum Erfolg

Es gibt nur wenig Digitalisierungsprojekte, die den Arbeitsablauf des Personals so verändern wie die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements. Wer jahrelang in Ordner gestöbert und in Papier geblättert hat, tut sich sehr schwer, die Informationen über ein digitales Medium zu erhalten. Ich habe viele Projekte in dem Bereich sterben sehen, weil die Menschen nicht mitgenommen wurden.